Solution / facturation électronique
Débloquez vos factures refusées,
du refus à la nouvelle facture.
Chaque refus ouvre un dossier avec votre client. Votre assistant réunit les pièces et repère l'écart. L'accord est signé par les deux entreprises. Vous pouvez refacturer.
En place aujourd'hui
- Hébergement
- Documents hébergés en France. Historique et métadonnées hébergés dans l'Union européenne.
- Vérification
- Historique exportable et vérifiable sans connexion à Internet, sans compte RIGA.
- Vos systèmes
- Chaque partie conserve son système et ses droits.
- Assistants IA
- Les assistants d'intelligence artificielle (IA) agissent dans les limites que vous leur fixez ; ils ne signent ni ne consentent.
01 / Le maillon faible
L'instruction des litiges est le maillon faible
de la facture électronique.
Le circuit de facturation électronique transmet les factures et leurs statuts. Le statut « refusée » signale que votre client n'accepte pas la facture : il enregistre le désaccord, mais ne le règle pas. Tant que le désaccord dure, la facture reste impayée et allonge votre délai moyen de paiement client (DSO, Days Sales Outstanding).
La donnée est structurée.
Le travail ne l'est plus.
Ce que la réforme prévoit quand la facture est refusée
La Direction générale des Finances publiques (DGFiP), c'est-à-dire l'administration fiscale, l'écrit : le statut « refusée » « ne tranche pas le différend entre les parties ». Le fournisseur doit « instruire le désaccord avec l'acheteur, conserver les éléments justifiant sa position et documenter la suite donnée » — trois obligations, sans outil dédié. Et le refus n'est que le cas visible : bien des désaccords ne portent aucun statut — la facture reste simplement sans suite.
Source : DGFiP, guide pratique de la facturation électronique (PDF officiel)02 / Comment ça marche
Du refus à la nouvelle facture,
en six étapes.
01
Le refus est détecté
Depuis votre compte, vous raccordez votre plateforme agréée : l'opérateur immatriculé par l'administration, par lequel passent vos factures électroniques. RIGA y suit leur cycle de vie : échéances, refus, encaissements. Chaque refus arrive avec son code et son motif.
02
Le dossier s'ouvre
Une autorisation permanente, signée une seule fois, permet l'ouverture automatique d'un dossier d'instruction dès qu'une de vos factures est refusée. Le client est invité à l'adresse indiquée sur la facture. En acceptant l'invitation, il rejoint le dossier et autorise les personnes et assistants qu'il désigne à agir dans le périmètre prévu pour sa partie.
03
Chacun dépose ses pièces et pose ses questions
Devis, commande, bon de livraison, facture : chaque partie dépose ou rend accessibles ses pièces dans le dossier, sans ouvrir son système. Chaque question est adressée à l'autre partie. Un agent de coordination peut organiser les demandes et les échanges : il recense les pièces versées et celles qui manquent, reformule une question, propose une étape de procédure. Il ne tranche pas le désaccord et ne représente aucune partie.
04
Les deux parties formalisent leur accord, si elles parviennent à une résolution
L'une des parties propose une résolution par écrit : un avoir (le document qui annule tout ou partie d'une facture), une facture rectificative (la facture qui remplace la première), une acceptation ou un accord partiel. Chaque partie la lit et la formalise au nom de son organisation, par signature simple, par signature sur son appareil ou avec un certificat qualifié (un certificat de signature délivré par un prestataire qualifié, que le signataire détient déjà). L'empreinte numérique (SHA-256) de la résolution est une suite de caractères qui change dès que le texte change : chacun sait qu'il signe le même texte. Sans accord, le dossier documente le désaccord et la position de chacun.
05
Le dossier est clôturé, chaque partie conserve l'archive
À la clôture, chaque partie reçoit le dossier : la résolution ou le constat de désaccord, les signatures, l'historique complet et un rapport qui lui permet de tout vérifier sans nous. RIGA ne modifie ni la facture ni la comptabilité des parties. À l'issue du dossier, chaque partie applique dans son propre système la résolution ou la suite qu'elle a formalisée. À la clôture, l'archive est scellée et la clé de la salle est mise hors service, puis détruite après trente jours. L'archive chiffrée reste disponible quatre-vingt-dix jours et n'est jamais supprimée avant que chaque partie l'ait récupérée.
06
La nouvelle facture est émise
Vous émettez l'avoir ou la facture rectificative dans votre système. RIGA le repère sur la plateforme raccordée et le rattache au dossier.
03 / Le rôle de chaque service
Le rôle de chaque service dans le dossier.
- Administration des ventes (ADV)Le service qui suit les commandes et les factures clients.
- Elle porte le dossier : pièces déposées, questions adressées, réponses conservées.
- Équipe commerciale
- Elle apporte les conditions convenues et examine la solution avec le client.
- Comptabilité
- Elle dispose de l'accord signé pour émettre l'avoir ou la facture rectificative.
- RecouvrementLe service qui relance les clients en retard de paiement.
- Il voit où en est le désaccord avant de relancer.
- Direction des systèmes d'information (DSI)L'équipe informatique.
- Elle raccorde la plateforme agréée une fois ; les refus arrivent ensuite sans nouvelle saisie.
Dans une petite entreprise, une même personne tient souvent plusieurs de ces rôles.
04 / Automatisation
Une instruction automatisée, des décisions humaines.
Un assistant est un logiciel d'intelligence artificielle que vous autorisez à travailler dans le dossier, dans les limites que vous lui fixez. Il ne peut ni signer ni consentir.
Automatisé
Décidé par une personne
AutomatiséDossier créé, client invité, facture versée
Décidé par une personneAutoriser l'ouverture, une fois pour toutes
AutomatiséPièces recensées, pièces manquantes signalées
Décidé par une personneChoisir les pièces que l'entreprise communique
AutomatiséQuestions reformulées, réponses préparées
Décidé par une personneValider ce qui engage l'entreprise
AutomatiséTermes de la proposition préparés
Décidé par une personneAccorder une remise, consentir, signer
AutomatiséDossier de clôture remis à chaque signataire
Décidé par une personneÉmettre l'avoir ou la nouvelle facture
05 / Ce que contient le dossier d'instruction
Tout ce qu'il faut pour instruire le désaccord, et rien de plus.
La détection des refus
Sur la plateforme agréée raccordée à votre compte, avec le code et le motif de chaque refus.
Une autorisation permanente
Signée une seule fois, elle permet l'ouverture automatique du dossier. Chaque dossier ouvert en garde la trace dans son historique.
Les participants réels
Le fournisseur, le client, leurs équipes et leurs conseils. Un agent de coordination, et un observateur si vous le souhaitez.
Des pièces déposées dans le dossier
Jamais envoyées. Vous pouvez retirer l'accès à tout moment, et cela se voit dans l'historique.
Des questions adressées
Chaque question est posée à une partie ; la réponse reste dans le dossier.
Un agent de coordination qui ne tranche pas
Il recense les pièces, reformule les questions et propose des étapes de procédure. Il ne décide rien et ne représente aucune partie.
Une résolution formalisée par les personnes habilitées
Par signature simple, par signature sur appareil ou avec un certificat qualifié, au choix de chaque signataire — si les parties parviennent à un accord.
Une archive remise à chaque partie
La résolution ou le constat de désaccord, les signatures, l'historique et le rapport de vérification. Conservée chiffrée, jamais supprimée avant que chaque partie l'ait récupérée.
Pour les petites et moyennes entreprises (PME)
Un dossier pour le dirigeant et son équipe.
Réunissez les justificatifs, répartissez les questions et examinez la solution avec votre client. Le dirigeant garde la main sur les engagements de l’entreprise.
Découvrir les bénéfices pour votre équipe06 / Trois façons d'y entrer
Vous utilisez le dossier tel quel, avec votre assistant IA, ou depuis vos propres outils.
Voir la page développeursDans le navigateur, sans rien installer, pour vous comme pour votre client.
Votre assistant IA prépare le rapprochement des pièces et un projet de réponse, dans les limites que vous lui fixez. Il ne signe pas et n'engage pas votre organisation.
Vos logiciels détectent les refus et ouvrent le dossier par une interface de programmation (API) : le moyen par lequel deux logiciels échangent sans intervention humaine.
07 / La vérification
Une piste d'audit que chaque partie vérifie sans nous.
La piste d'audit est la trace de chaque action, dans l'ordre, avec son auteur et sa date. Chaque partie l'exporte et la vérifie sur son propre ordinateur, avec l'outil public de VAL, le format ouvert dans lequel l'historique est enregistré, sans compte chez nous. La vérification porte sur l'historique — rien n'a été modifié, chaque action était autorisée, chacun est resté dans son périmètre — et non sur le bien-fondé du désaccord.
Un dossier complet a été instruit sur notre environnement de développement : refus détecté sur une plateforme raccordée, dossier ouvert, deux parties invitées, questions et réponses contradictoires organisées par l'agent de coordination, résolution formalisée par les deux parties — l'une par signature simple, l'autre par signature sur appareil — puis clôture, avec une archive reçue par chacune et vérifiée à l'identique.
Sécurité et protocole08 / Questions fréquentes
Ce que l'on nous demande avant d'ouvrir un dossier.
Qui organise les échanges ?
Un agent de coordination, logiciel, qui n'appartient à aucune des parties. Il recense les pièces versées et celles qui manquent, reformule les questions et propose des étapes de procédure. Il ne tranche pas le désaccord, ne qualifie pas les faits et ne représente aucune partie. Chacune de ses actions est enregistrée dans l'historique.
Y a-t-il un médiateur humain ?
Non. RIGA ne fournit pas de médiateur. Chaque partie peut faire entrer dans le dossier son conseil, ou un médiateur de son choix, avec les droits qu'elle lui donne pour sa partie.
Mon client doit-il installer quelque chose ?
Non. Il est invité à l'adresse indiquée sur la facture et entre dans le dossier depuis son navigateur. En acceptant l'invitation, il rejoint le dossier et autorise les personnes et assistants qu'il désigne à agir dans le périmètre prévu pour sa partie.
Que devient la facture ?
RIGA ne modifie ni la facture ni la comptabilité des parties. Le dossier sert à instruire le désaccord. À l'issue, chaque partie applique dans son propre système la résolution ou la suite qu'elle a formalisée : avoir, facture rectificative, acceptation, accord partiel, ou constat de désaccord.
Quelles plateformes peut-on raccorder ?
Les plateformes agréées se raccordent depuis votre compte, en quelques minutes, et sont vérifiées avant activation. Les premiers raccordements sont en cours.
Et si mon client ne répond pas ?
Le dossier reste ouvert, avec les pièces déposées et les questions posées. L'historique montre ce qui a été demandé, à qui et quand. Sans accord, le dossier documente le désaccord et la position de chacun ; rien n'est formalisé au nom d'une partie sans sa signature.
Où sont hébergées les pièces ?
Les documents sont hébergés chez un prestataire français, en France. L'historique et les métadonnées sont hébergés dans l'Union européenne. Chaque salle est chiffrée avec sa propre clé. À la clôture, l'archive est scellée et la clé de la salle est mise hors service, puis détruite après trente jours. L'archive chiffrée reste disponible quatre-vingt-dix jours et n'est jamais supprimée avant que chaque partie l'ait récupérée.
Une facture refusée allonge-t-elle le délai moyen de paiement client (DSO) ?
Oui. Tant que le désaccord n'est pas réglé, la facture n'est pas payée. Le dossier s'ouvre dès le refus, pour que l'instruction commence avant l'échéance.
Faut-il émettre un avoir après le refus d'une facture ?
Le choix entre l'avoir, la facture rectificative et la nouvelle facture se décide avec votre expert-comptable. Le dossier conserve l'accord qui le justifie.
Lexique
Les mots de cette page.
- ADV
- Administration des ventes : le service qui suit les commandes et les factures clients.
- API
- Interface de programmation : le moyen par lequel deux logiciels échangent sans intervention humaine.
- Avoir
- Document qui annule tout ou partie d'une facture.
- DGFiP
- Direction générale des Finances publiques : l'administration fiscale.
- DSI
- Direction des systèmes d'information : l'équipe informatique.
- DSO
- Days Sales Outstanding : le délai moyen de paiement client, en jours.
- Facture rectificative
- Facture qui remplace une facture déjà émise.
- IA
- Intelligence artificielle.
- Piste d'audit
- Trace de chaque action, avec son auteur et sa date.
- Plateforme agréée
- Opérateur immatriculé par l'administration, par lequel passent les factures électroniques.
- PME
- Petites et moyennes entreprises.
- SHA-256
- Méthode de calcul d'une empreinte numérique.
- VAL
- Format ouvert et public de l'historique.
- Facture refusée : ce que la réforme prévoit, et ce qu’elle laisse au fournisseurLe statut « refusée » annule la facture et ne règle pas le désaccord. Ce que les textes de la DGFiP imposent au fournisseur après un refus, et ce qu’ils ne prévoient pas.
- Facture refusée : préparer et suivre le dossier avec Claude CoworkCe que Claude Cowork fait seul sur une facture refusée, ce qui demande un dossier partagé avec votre client, et comment le connecter à ce dossier en cinq minutes.
- Facture refusée : préparer et suivre le dossier avec ChatGPTCe que ChatGPT fait seul sur une facture refusée, ce qui demande un dossier partagé avec votre client, et comment le connecter à ce dossier depuis la page Plugins.
- Facture rejetée ou refusée : la différence, et ce qu’elle change pour vousUn rejet vient de la plateforme, un refus vient de votre client. Les deux bloquent le paiement, mais ils ne se traitent pas de la même façon, et ne se conservent pas de la même façon.
- Motifs de refus d’une facture électronique : ce que la norme admetUn client ne peut pas refuser une facture électronique pour n’importe quelle raison. Le statut est réservé à trois motifs, et un simple litige commercial n’en fait pas partie.
- Facture refusée : que faire, et dans quel ordreVotre client refuse une facture électronique. Voici ce que vous pouvez faire à chaque étape, et ce qu’il faut conserver pour que le désaccord se règle sans bloquer le paiement.
Programme pilote
Premiers dossiers à compter de septembre, accompagnés de bout en bout.
Sans frais pendant le pilote. Le dossier vous reste, quoi qu'il arrive ensuite.
Conditions
- —Un litige réel
- —Les deux parties identifiées
- —Un interlocuteur qui porte la créance
09 / Pour finir
Une facture contestée
a besoin d'un lieu où l'instruire.
Ni dans le portail du fournisseur, ni dans celui du client : dans un dossier partagé, avec un historique que chacun vérifie et une archive que chacun conserve.
Ni hôte, ni invité. RIGA.