Facture refusée : préparer et suivre le dossier avec ChatGPT

Ce que ChatGPT fait seul, avec vos pièces

ChatGPT propose deux façons de travailler : « Chat », pour une question rapide, et « Work », pour un travail en plusieurs étapes. C’est « Work » qui convient à une facture refusée. Confiez-lui le devis, la commande, le bon de livraison et la facture : il les lit, les compare ligne à ligne et relève ce qui ne concorde pas. Il vous dit si le motif du refus se vérifie dans vos pièces, dresse la liste de celles qui manquent et prépare votre réponse.

Où il s’arrête

Seul, l’assistant ne voit que votre côté du dossier. Il n’a pas les pièces de votre client. Les réponses de votre client arrivent par e-mail, et c’est vous qui les lui transmettez.

Ce qu’il prépare reste chez vous. Votre client ne lit pas le même dossier que vous, et ce que vous conservez ne vaut, à ses yeux, que comme votre version des faits.

Enfin, l’assistant ne décide pas. Accorder un avoir, maintenir la créance, accepter un accord partiel : ces décisions engagent votre entreprise et reviennent à une personne habilitée.

Connecté au dossier partagé : ce qui change

Avec RIGA, la facture refusée a son propre dossier, que ni vous ni votre client n’hébergez. Chacun y dépose ses pièces et y pose ses questions. Une fois connecté à ce dossier, ChatGPT y travaille avec vos droits, jamais plus.

• il lit les pièces des deux parties, et non plus seulement les vôtres ;
• il relève les pièces qui manquent et les questions restées sans réponse ;
• il dépose votre projet de réponse dans le fil de questions, pour que vous le relisiez ;
• il prépare une proposition de résolution, que vous formalisez vous-même.

Chacune de ses actions s’inscrit dans l’historique du dossier, comme une action logicielle faite pour votre compte. Ce que l’assistant ne fait pas : signer, consentir, engager votre entreprise. La résolution n’existe que lorsque les deux personnes habilitées l’ont formalisée, chacune au nom de son entreprise.

Avant de commencer

• un compte RIGA, ouvert depuis la page développeurs, avec votre organisation créée ;
• un dossier d’instruction ouvert : depuis l’application, « Ouvrir un dossier », type « Médiation e-facturation », avec l’adresse de votre client ;
• un compte ChatGPT sur une offre payante. Selon votre offre et les règles de votre espace de travail, l’ajout d’un plugin personnalisé peut demander l’activation du mode développeur ou l’accord d’un administrateur.

Connecter ChatGPT au dossier

Les libellés cités ci-dessous sont ceux de l’interface en anglais ; ils peuvent différer dans l’interface en français.

1. Générer le connecteur dans RIGA

Dans la console développeurs, section « Connecter un agent à Claude / Cowork », cliquez sur « Générer le connecteur ». RIGA affiche l’URL MCP, l’identifiant client et le secret client. Le secret n’est affiché qu’une seule fois. Le connecteur est le même quel que soit l’assistant qui l’utilise.

2. Créer le plugin dans ChatGPT

Dans ChatGPT, ouvrez « Plugins » dans le menu de gauche. Cliquez sur « Add », en haut à droite, puis sur « Create MCP App ». Dans la fenêtre « New Plugin », donnez un nom (RIGA) et une description, collez l’URL MCP dans « Connection », en laissant « Server URL » sélectionné, et gardez « OAuth » comme mode d’authentification. Si ChatGPT vous demande un identifiant et un secret client, ouvrez « Advanced OAuth settings » et collez ceux du connecteur.

3. Autoriser l’accès

ChatGPT vous renvoie vers RIGA : vous choisissez l’organisation, vous autorisez l’accès, et vous revenez dans ChatGPT. Le plugin apparaît dans la liste « Installed ».

4. L’utiliser dans « Work »

Sélectionnez « Work », ajoutez le plugin RIGA à la conversation, et formulez votre demande. Vous n’avez pas à choisir les outils : ChatGPT appelle ceux qu’il faut. Lorsqu’une action demande votre accord, vous l’approuvez ou vous la refusez à l’écran.

Ce que cela donne, sur une facture refusée

Ce déroulé est un exemple. Ce qui ne varie pas : l’assistant prépare, cite les pièces sur lesquelles il s’appuie, et s’arrête là où commence l’engagement de l’entreprise. Vous lisez, vous décidez, vous formalisez dans RIGA.

Ce qui reste dans le dossier

Chaque lecture, chaque observation et chaque proposition préparée par l’assistant s’inscrit dans l’historique du dossier. À la clôture, chaque partie reçoit le dossier complet et le vérifie sur son propre ordinateur, sans compte chez nous.

Un dossier complet a été instruit sur notre environnement de développement avec trois assistants de trois éditeurs différents : Claude Code pour le vendeur, Claude Cowork pour l’acheteur et un agent OpenAI (Codex) comme agent de coordination, chacun connecté au même dossier par MCP, avec ses propres droits. La résolution a été formalisée par les deux personnes habilitées, et l’historique vérifié.

Instruire votre premier dossier avec nous

Nous accompagnons les premiers dossiers de bout en bout, sans frais pendant le programme pilote. Trois conditions : un litige réel, les deux parties identifiées, et un interlocuteur qui porte la créance. Le dossier vous reste, quoi qu’il arrive ensuite.

Pour ouvrir un premier dossier, écrivez-nous : [email protected].