« Refusée » est un statut définitif
Le cycle de vie d’une facture électronique compte quatre statuts obligatoires, transmis à l’administration : « déposée », « rejetée », « refusée » et « encaissée ». Le statut « refusée » est posé par votre client, et les spécifications de la DGFiP le définissent en une ligne : « Le destinataire refuse la facture dans son intégralité. »
Ce statut est définitif. La norme AFNOR XP Z12-012, dans son édition de juillet 2025, le range parmi les statuts « qui ont comme conséquence l’annulation automatique des factures ». Si une nouvelle facture est émise, elle porte un nouveau numéro, pour éviter toute confusion avec la facture refusée.
Ce que le refus impose au fournisseur
Les spécifications de la DGFiP l’écrivent ainsi : « Dans les cas des statuts “Refusée” ou “Rejetée”, le fournisseur doit procéder à une annulation comptable (avoir interne). » Cet avoir reste dans votre comptabilité. Il n’est transmis ni à votre client, ni à l’administration.
Le guide pratique de la DGFiP précise le cas où le fournisseur conteste le refus. Il ne crée pas automatiquement une nouvelle facture ou un avoir « au seul motif qu’un statut “refusée” a été posé ». Il doit « instruire le désaccord avec l’acheteur, conserver les éléments justifiant sa position et documenter la suite donnée ».
Dans les deux textes, ces obligations pèsent sur le fournisseur. Si vous contestez le refus, l’écriture à passer et le moment où la passer se décident avec votre expert-comptable.
Ce que le client doit faire : motiver son refus
Votre client ne peut pas refuser sans motif. Le guide l’écrit : le statut « est obligatoirement motivé et ne peut être utilisé que pour les motifs prévus par la norme ». Il en cite trois : une non-conformité réglementaire que la plateforme de réception n’a pas détectée, une facture mal adressée, ou le non-respect de conditions contractuelles qui empêche de traiter la facture.
Une fois le motif transmis, la suite revient au fournisseur : c’est à lui d’analyser le motif, puis de corriger, d’accepter ou de contester.
Un désaccord commercial ne porte souvent aucun statut
Le guide est explicite : le statut « refusée » « ne doit pas être utilisé pour un simple litige commercial ». Contester la qualité d’une prestation ou discuter un prix ne relève donc pas du refus.
Deux autres statuts existent pour ces situations : « en litige », quand le client est en désaccord avec tout ou partie de la facture, et « suspendue », quand il attend des pièces justificatives. Ils sont facultatifs, et ne sont pas transmis à l’administration. Un désaccord sur le fond peut donc ne laisser aucune trace dans le cycle de vie : la facture reste simplement impayée.
Ce que les textes ne prévoient pas : où instruire le désaccord
Le guide de la DGFiP le dit lui-même : le statut « ne tranche pas le différend entre les parties » et « ne remplace pas les mécanismes contractuels de contestation, de médiation, d’arbitrage ou le recours devant le juge ».
Ces mécanismes existent, et ils fonctionnent. Une médiation ou un arbitrage demande un tiers, des honoraires et plusieurs semaines : peu de fournisseurs les engagent pour une facture de quelques milliers d’euros.
En pratique, le désaccord s’instruit par e-mail. Le comptable relance, l’acheteur renvoie un bon de livraison, le commercial retrouve un échange dans sa messagerie. Chaque entreprise détient sa propre version du dossier, et aucune ne peut établir ce que l’autre a reçu.
Pendant ce temps, la facture n’est pas payée. La fiche d’impact de la réforme relevait que les retards de paiement « grèvent la trésorerie des entreprises d’environ 15 milliards d’euros », et comptait parmi les gains attendus « un traitement fiabilisé des factures, facteur de réduction des litiges commerciaux et des coûts et délais associés ». La réforme fiabilise les données de la facture ; un désaccord sur le fond reste à instruire entre les deux entreprises.
Ce qu’il faut pour instruire un désaccord entre deux entreprises
Quel que soit l’outil, quatre conditions reviennent.
- Les deux entreprises lisent le même dossier. S’il est tenu dans votre système, votre client n’y a pas accès ; s’il est tenu dans le sien, c’est vous qui n’y avez pas accès.
- Les pièces et les réponses sont réunies au même endroit, avec leur date : devis, commande, bon de livraison, facture, questions posées et réponses reçues.
- La décision est prise par les personnes habilitées de chaque entreprise, et conservée avec les pièces sur lesquelles elle s’appuie.
- Chaque entreprise conserve sa propre copie du dossier, qu’elle peut présenter à son expert-comptable ou à son avocat sans la demander à l’autre.
Instruire le refus avec RIGA
Avec RIGA, le désaccord s’instruit dans un dossier partagé que ni le fournisseur ni le client n’héberge. Vous raccordez votre plateforme de facturation depuis votre compte. Un refus détecté, avec son code et son motif, peut ouvrir le dossier, et votre client y est invité à l’adresse indiquée sur la facture.
Chacun y dépose ses pièces et pose ses questions. Un agent de coordination recense les pièces versées et celles qui manquent, reformule les questions et propose les étapes suivantes. Il ne tranche pas le désaccord et ne représente aucune partie. La résolution est formalisée par les personnes habilitées de chaque entreprise.
À la clôture, chaque entreprise conserve sa propre copie du dossier, vérifiable avec un outil public et ouvert, sans compte chez nous. RIGA ne modifie ni la facture ni votre comptabilité : l’avoir ou la nouvelle facture s’émet dans votre système.
Un dossier complet a été instruit de cette façon sur notre environnement de développement, du refus détecté à la clôture. Les premiers raccordements de plateformes sont en cours.
Le déroulé complet, étape par étape : instruire une facture refusée dans un dossier partagé.
À lire aussi
Sources
DGFiP, spécifications externes de la facturation électronique, version 3.2 du 30 avril 2026, § 3.6.4
DGFiP, « Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 », question 12
Fiche d’impact de l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 (NOR ECOE2116916R)
AFNOR, XP Z12-012, « Formats et profils des messages factures et statuts de cycle de vie », édition de juillet 2025, § 5.3.