Le refus est un statut motivé, et le motif n’est pas libre
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et chaque facture porte un cycle de vie que les deux plateformes se transmettent. Le statut « refusée » en fait partie. Le guide de la DGFiP le décrit ainsi : ce statut « est obligatoirement motivé et ne peut être utilisé que pour les motifs prévus par la norme ».
Un refus sans motif n’est pas un refus. Et un refus dont le motif sort de la liste n’est pas un refus admis : c’est un désaccord qui a emprunté le mauvais canal.
Les trois motifs prévus par la norme
1. Une non-conformité réglementaire que la plateforme n’a pas détectée
Une mention obligatoire manque ou est erronée, et les contrôles de la plateforme de réception sont passés à côté. Le client refuse pour que la facture soit corrigée et réémise.
2. Une facture mal adressée
La facture est arrivée chez le mauvais destinataire, ou vise le mauvais établissement ou le mauvais service acheteur. Elle ne concerne pas celui qui la reçoit, et il n’a pas à la traiter.
3. Le non-respect de conditions contractuelles qui empêche le traitement
Une référence de commande absente alors que le contrat l’exige, un prix, une quantité ou des conditions de paiement qui ne correspondent pas à ce qui a été convenu, au point que le client ne peut pas traiter la facture. C’est le motif le plus large, et celui qui se discute le plus.
Ce qui n’est pas un motif de refus
Le guide est explicite : le statut « ne doit pas être utilisé pour un simple litige commercial ». Contester la qualité d’une prestation, trouver un montant trop élevé, vouloir retarder un paiement : rien de cela ne relève du refus.
En pratique, la frontière est fine. Une prestation contestée peut être présentée comme une condition contractuelle non respectée. Le motif compte donc autant que le statut : il sera relu, par le fournisseur d’abord, puis par la personne qui devra trancher si le désaccord dure.
Si vous êtes le client : refuser avec méthode
- vérifiez que le motif entre dans l’un des trois cas ; sinon, traitez le désaccord par un autre canal, sans poser le statut ;
- rédigez le motif de façon que le fournisseur puisse y répondre : quelle pièce, quelle donnée, quel écart ;
- conservez la facture, le motif transmis et les pièces qui le fondent.
Si vous êtes le fournisseur : lire le motif avant de répondre
Analysez d’abord le motif. S’il révèle une erreur de votre côté, corrigez et réémettez la facture avec un nouveau numéro. Si le refus est fondé et que vous l’acceptez, tirez-en les conséquences dans vos systèmes, le cas échéant par un avoir interne. Si vous le contestez, ne créez ni nouvelle facture ni avoir par réflexe : instruisez le désaccord, conservez ce qui justifie votre position et documentez la suite donnée.
Un motif admis n’est pas un désaccord réglé
Le statut « refusée » ne tranche pas le différend entre les parties. La plateforme a enregistré une date et un motif ; les pièces, les questions et l’accord final se règlent entre les deux entreprises, et le plus souvent par e-mail.
Avec RIGA, ce désaccord s’instruit dans un dossier partagé que ni le fournisseur ni le client n’héberge. Le motif transmis, les pièces et les réponses de chacun s’y inscrivent au fur et à mesure, et chaque entreprise en conserve sa propre copie à la clôture, vérifiable avec un outil public et ouvert, sans compte chez nous.
Source : DGFiP, « Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 », question 12.