Le rejet vient de la plateforme, le refus vient de votre client
Le rejet est un incident technique. Votre plateforme, ou celle de votre client, n’a pas accepté la facture lors de ses contrôles ou de son acheminement : un format invalide, une donnée obligatoire absente ou incohérente, une partie mal identifiée, une difficulté de routage. La facture n’est jamais arrivée devant une personne.
Le refus est une décision. Votre client a reçu la facture, l’a examinée, et l’a refusée en posant un statut sur sa plateforme. Le guide de la DGFiP le dit en une phrase : le refus « doit être distingué du rejet par une plateforme ». Ce n’est pas une anomalie de transmission, c’est un statut du cycle de vie de la facture.
Ce qui les sépare, point par point
- qui l’émet : la plateforme pour le rejet, l’acheteur pour le refus ;
- ce qu’il signifie : un contrôle a échoué, ou bien votre client s’oppose à la facture ;
- le motif : un message d’erreur pour le rejet, un motif obligatoire pour le refus, choisi parmi ceux que la norme prévoit ;
- la suite : vous corrigez et renvoyez, ou bien vous analysez le motif avant de décider ;
- le numéro : une facture réémise après un refus porte un nouveau numéro, pour éviter toute confusion avec la facture refusée.
Facture rejetée : corriger, renvoyer, conserver
Le rejet se traite comme un incident, pas comme une raison de suspendre la facturation. Vous identifiez d’abord la cause. Si l’erreur vient de vous, vous corrigez la facture et la transmettez à nouveau par le circuit électronique. Si la difficulté vient de la transmission, du routage ou des données de réception, vous vous rapprochez de votre plateforme, de votre prestataire ou de votre client.
Conservez de quoi expliquer le rejet et sa correction : la facture concernée, le message de rejet, la cause quand elle est connue, la facture corrigée et les échanges avec la plateforme ou le client. Si le rejet empêche votre client de disposer de la facture et que le paiement presse, vous pouvez lui transmettre un double par un autre canal, clairement rattaché à la facture d’origine.
Facture refusée : analyser le motif avant d’agir
Le refus appelle une lecture, pas un réflexe. Le guide de la DGFiP distingue trois situations, et la suite à donner dépend de celle dans laquelle vous êtes.
Le refus révèle une erreur de votre côté
Vous corrigez la situation et, si c’est nécessaire, vous émettez une nouvelle facture par le circuit électronique. Elle porte un nouveau numéro.
Le refus est fondé, et vous l’acceptez
Vous en tirez les conséquences dans vos propres systèmes : neutraliser la facture refusée, le cas échéant par un avoir interne, rembourser, ou régulariser la situation dans une facture ultérieure.
Vous contestez le refus
C’est le cas qui demande le plus de méthode, et celui que le guide encadre le plus précisément. Vous ne devez pas créer automatiquement une nouvelle facture ni un avoir au seul motif qu’un statut « refusée » a été posé. Vous devez instruire le désaccord avec l’acheteur, conserver les éléments qui justifient votre position, et documenter la suite donnée : maintien de la facture, correction, remboursement, nouvelle facture ou régularisation ultérieure.
Ce que le statut ne fait pas
Le statut « refusée » enregistre le désaccord. Il ne le tranche pas. Le guide de la DGFiP l’écrit : il « ne remplace pas les mécanismes contractuels de contestation, de médiation, d’arbitrage ou le recours devant le juge ». La plateforme vous a donné une date et un motif. Le reste, c’est-à-dire les pièces, les questions, les réponses et l’accord final, se passe entre les deux entreprises, en dehors de la plateforme.
C’est là que le dossier repasse par des e-mails et des pièces jointes. Trois semaines plus tard, chaque entreprise détient sa propre version de l’échange, et aucune des deux ne peut établir ce que l’autre a reçu.
Avec RIGA, le désaccord s’instruit dans un dossier partagé que ni le fournisseur ni le client n’héberge. Le motif transmis, les pièces, les questions et les réponses s’y inscrivent au fur et à mesure, et chaque entreprise en conserve sa propre copie à la clôture, vérifiable avec un outil public et ouvert, sans compte chez nous.
En résumé
- rejetée : un incident technique, à corriger et à renvoyer ;
- refusée : une décision de votre client, motivée, à analyser avant toute nouvelle facture ;
- dans les deux cas : conservez la facture, le statut, le motif, la correction et les échanges ;
- si vous contestez : instruisez le désaccord par écrit, à un endroit que les deux entreprises peuvent lire.
Source : DGFiP, « Facturation électronique : guide pratique de démarrage au 1er septembre 2026 », questions 11 et 12.