Data room M&A : le guide du cédant et de ses conseils

À quoi sert une data room dans une cession

Une data room M&A est l’espace où le cédant met à disposition des candidats acquéreurs les documents qu’ils vont examiner pendant la due diligence. Elle remplace la salle physique où l’on consultait des classeurs sous surveillance, et elle en garde la fonction : organiser la divulgation, la contrôler, et en conserver la trace.

Cette troisième fonction est celle que l’on prépare le moins. Pendant le processus, la data room sert à montrer. Après la signature, elle sert à établir ce qui a été montré, à qui et à quelle date. C’est ce registre que l’on produit le jour où la garantie de passif est actionnée.

Qui entre dans la data room

Les rôles d’une data room sont ceux d’une opération réelle. Ils se rangent en trois groupes, et chacun a un accès qui lui est propre.

• le cédant et ses conseils : la direction, l’équipe juridique et financière, la banque d’affaires ou le cabinet qui mène le processus. Ils préparent, déposent, répondent et décident de ce qui est divulgué ;
• chaque candidat acquéreur et ses conseils : ses avocats, ses auditeurs, ses experts. Ils consultent ce qui leur est destiné, posent des questions et demandent des pièces ;
• les assistants de chaque partie : chacune utilise le sien, avec les autorisations qu’elle lui accorde. Un assistant peut consulter les pièces, poser des questions, répondre, proposer des tâches et déposer des documents. Ses contributions sont enregistrées. Les personnes habilitées formalisent les décisions.

La règle qui compte est le cloisonnement. Les candidats ne se voient pas entre eux, et l’activité de l’un reste invisible aux autres. Un candidat qui devine, au rythme des questions, qu’un concurrent avance plus vite en tire un avantage dans la négociation.

Ce que contient la data room

Les documents se rangent en familles, dans un index numéroté que les conseils des candidats reprennent tel quel dans leurs demandes. Les demandes arrivent presque toujours dans cet ordre :

• juridique : statuts, registre des mouvements de titres, pactes, procès-verbaux des assemblées et des organes de direction ;
• financier : comptes des trois derniers exercices, situation intermédiaire, prévisionnel, endettement et engagements hors bilan ;
• fiscal et social : liasses, contrôles passés ou en cours, contrats de travail, accords collectifs, contentieux prud’homaux ;
• commercial : contrats clients et fournisseurs, conditions générales, concentration du chiffre d’affaires, clauses de changement de contrôle ;
• opérationnel : baux, assurances, licences, propriété intellectuelle, systèmes d’information, litiges en cours.

Le détail pièce par pièce fait l’objet d’un article à part, en fin de guide. Ce qui compte ici est l’ordre : un cédant qui a préparé ces familles avant l’ouverture répond en quarante-huit heures et conduit le calendrier. Un cédant qui cherche ses pièces le subit.

Le déroulé, de l’accord de confidentialité à la clôture

1. La préparation

Le cédant dépose par lots. La salle indexe, dédoublonne et convertit. Les passages sensibles se caviardent à ce stade, jamais pendant : un document retiré après avoir été consulté a été divulgué, et son retrait signale son importance.

2. L’admission

Un candidat entre à la signature de l’accord de confidentialité. Avant cette signature, il ne voit rien. L’admission est la première entrée du registre : elle date le moment à partir duquel un candidat a pu consulter.

3. La divulgation par étapes

Tous les candidats ne méritent pas la même information au même moment. La pratique de marché ouvre un premier niveau après l’accord de confidentialité, un deuxième après la lettre d’intention, un troisième aux seuls conseils lorsque les données sont sensibles : prix par client, données personnelles des salariés, secrets industriels. Dossier par dossier, candidat par candidat, le cédant configure ce qui s’ouvre, et pour chaque partie s’il peut imprimer, télécharger, ou seulement lire avec un filigrane.

4. Les questions et les tâches

Chaque question est adressée à la partie concernée. Les réponses et les pièces demandées rejoignent le même historique que les documents. Une réponse écrite du cédant sur l’état d’un contentieux ou la reconduction d’un contrat engage, et elle sera relue. Elle doit rester avec sa date, son auteur et les pièces auxquelles elle renvoie.

5. Les assistants IA

Chaque partie utilise son propre assistant. Celui de l’acquéreur consulte un contrat et pose une question ; celui du cédant lit les pièces autorisées et dépose une réponse référençant les versions consultées. Il peut aussi déposer un justificatif demandé, avec l’autorisation requise. Les conseils examinent la réponse et les pièces, puis enregistrent leur conclusion. L’historique conserve les contributions et leurs auteurs ; les personnes habilitées formalisent les décisions.

6. La clôture

À la signature, la data room ferme. C’est le moment où sa troisième fonction commence : chaque partie doit repartir avec ce qui lui permettra d’établir, un ou deux ans plus tard, ce qui a été divulgué et ce qui ne l’a pas été.

Le registre : qui a consulté quoi, et quand

La garantie de passif se joue sur un point précis : ce que le cédant a porté à la connaissance de l’acquéreur avant la signature. Un élément divulgué en temps utile n’est pas indemnisable ; le même élément, non divulgué, l’est. Le registre des consultations est donc une pièce du contrat, pas un rapport d’activité.

Ce registre a un point faible que l’on découvre tard. La data room appartient à celui qui la loue. Le cédant ou sa banque d’affaires ouvre la salle chez un prestataire ; l’acquéreur y entre en invité. Le journal de qui a consulté quoi appartient au système de l’une des deux parties, et c’est ce journal que l’on produit, des mois plus tard, devant l’autre. Tant que personne ne conteste, cela ne se remarque pas.

Le notaire, le séquestre et la data room physique ont traité cette question avant nous, avec un officier ou un tiers pour tenir le registre et de la lenteur pour prix. La data room en ligne a supprimé la lenteur, et le tiers avec elle.

Ce que RIGA change

RIGA est une data room partagée par le cédant, chaque candidat acquéreur et leurs conseils, dont aucune des parties n’est l’hôte. Chacune y entre avec ses propres droits, depuis son propre système. La data room conserve et contrôle la divulgation ; RIGA organise les échanges, les questions, les réponses et les décisions entre les parties, et tient un historique qu’aucune d’elles ne peut modifier seule.

• Les documents sont hébergés chez un prestataire français, en France. L’historique et les métadonnées sont hébergés dans l’Union européenne.
• Chaque salle est chiffrée avec sa propre clé. À la clôture, la clé est mise hors service, puis détruite après trente jours.
• À la clôture, chaque signataire reçoit le dossier de clôture : les termes convenus, les consentements, l’historique complet et un rapport de vérification. L’archive chiffrée reste disponible un an, et n’est jamais supprimée avant que chaque partie habilitée l’ait récupérée.
• L’historique se vérifie sans nous. L’acquéreur exporte le sien et le vérifie sur son propre ordinateur, avec un outil public et ouvert, sans compte chez nous : rien n’a été modifié, chaque action était autorisée, chacun est resté dans son périmètre.

Une cession complète a été menée sur notre environnement de développement, les deux parties opérant chacune leur assistant, puis clôturée : archive scellée, clé détruite, copie récupérée et vérifiée à l’identique.

Trois décisions à prendre avant d’ouvrir

• qui, chez vous, peut ouvrir un accès, et qui ne le peut pas ;
• ce que chaque niveau de divulgation contient, écrit à l’avance plutôt qu’arbitré dans l’urgence ;
• ce que chaque partie conserve à la clôture, et sous quelle forme.

Ces trois décisions prennent une demi-journée avant l’ouverture. Reprises en cours de processus, elles coûtent des semaines et se négocient au pire moment.