Une réponse écrite engage autant qu’un document
Un candidat demande si le contrat avec le premier client sera reconduit. Le cédant répond « oui, la reconduction est acquise ». Cette phrase est une déclaration. Si le contrat n’est pas reconduit après la signature, elle sera relue, avec sa date et son auteur. La phase de questions-réponses est le moment où le cédant produit le plus de déclarations en le moins de temps.
Qui pose les questions, et à qui
Chaque question est adressée à une partie. Le candidat pose à travers ses conseils ; le cédant répond à travers les siens ou directement, selon ce que le cabinet qui mène le processus a décidé. Trois règles évitent la plupart des accidents.
- une personne responsable côté cédant : elle définit les règles de réponse et les questions qui demandent une revue humaine ;
- une question, une réponse, une pièce : quand la réponse renvoie à un document, elle le cite par son numéro d’index, et le document est ouvert au candidat qui a posé la question ;
- les candidats ne se voient pas : une réponse donnée à l’un n’est pas visible des autres, sauf décision du cédant de la partager à tous.
Les questions qui demandent une décision, pas une réponse
Certaines questions ne se répondent pas. Elles demandent au cédant de décider s’il divulgue. Le prix payé par tel client, la rémunération de tel dirigeant, l’existence d’une négociation en cours avec un concurrent : la bonne réponse est parfois « cette information sera ouverte au niveau suivant », datée et enregistrée comme telle. Refuser par écrit vaut mieux que répondre à côté.
Ce que les assistants IA font dans cette phase
C’est la phase où les assistants sont les plus utiles, de chaque côté. L’assistant du candidat lit les contrats et prépare la liste des questions par famille. Celui du cédant classe les demandes, retrouve les pièces qui répondent et prépare un projet de réponse. Chaque partie utilise le sien, dans le périmètre technique qu’elle lui délègue et qu’elle peut retirer à tout moment.
Dans RIGA, un assistant autorisé peut aussi déposer une réponse dans le fil. Son identité et la personne qui lui a donné cette autorisation sont enregistrées. Pour une question portant sur des documents, sa réponse référence les versions qu’il a effectivement lues. Ces références établissent les sources consultées ; elles ne garantissent pas la justesse de sa réponse. Les personnes habilitées formalisent les décisions.
Ce qu’il doit en rester à la clôture
À la signature, les questions et les réponses sont des pièces du dossier au même titre que les contrats. Elles doivent être conservées avec leur date, leur auteur, la partie qui les a reçues et les documents auxquels elles renvoient. Un fil de questions exporté en PDF depuis le portail d’une des deux parties dit ce que cette partie a bien voulu exporter.
Avec RIGA, les questions sont adressées à la partie concernée, les réponses et les pièces demandées rejoignent le même historique que les documents, et chaque partie en conserve sa propre copie à la clôture, vérifiable avec un outil public et ouvert, sans compte chez nous.
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